Pengertian Dokumentasi

A.  Dokumentasi

     1.      Arti Dokumentasi

Istilah dokumentasi yang di gunakan dalam bahasa Indonesia berasal dari kata dokumentatie ( Belanda ) yang sebenarnya berasal dari kata dasar document. Dari kata dasar tersebut terbentuklah kata turunan seperti documentaalist, document, ddocumentarie, documunteren. Dalam bahasa inggris, di kenal juga istilah documentation berasal dari kata document yang sebenarnya merupakan kata kerja dan kata benda. Bila document merupakan kata benda, mak artinya ialah setiap benda yang memuat atau rekaman informasi. Bila merupakan kata kerja, maka to document berarti mencatat, merekam, membuat menjadi document. 

Pengertian dokumen sama dengan pengawasan bibliografis, maka pada tahun 1895 itu dokumentasi juga identik dengan bibliografi universal yaitu daftar buku dan bahan perpustakaan lain yang tidak terbatas pada sebuah tempat yang di susun menurut subjek.Penyusunan menurut subjek itu memerlukan klasifikasi artinya penggolongan menurut kelas yang sama.

     2.      Sejarah Dokumentasi

Walaupun istilah dokumentasi sudah di kenal sejak abad 18, istilah itu sendiri baru popular pada abad 19. Istilah tersebut muncul pada tahun 1895 untuk pertama kali di kemukakan di Brussel oleh Paul Otlet dan Henri la Fontaine, kedua-duanya dari belgia. Sebelumnya mereka telah melakukan pertemuan pada tahum 1892 di rumah Otlet di rue de Florence, Brussel membahas tentang bibliografi. Mereka mendirikan office internasional de bibliografi. Sebagai perkembangan lebih lanjut  maka pada tahun 1895 di kota Belgia Brussel berdirilah sebuah organisasi bernama Institut Internationale de Bibliografi (IIB) yang bergerak dalam bidang dokumentasi. Pendirian organisasi tersebut dilakukan beberapa saat setelah usai International Bibliografikal Conference yang berlangsung di Brussel pada tahun 1895.

Ketika di kemukakan pertama kali pada tahun 1895, istilah dokumentasi bermakna sama dengan pengawasan bibliografi artinya pengawasan dan pencatatan terhadap luar literer yang berasal dari berbagai negara. Dalam kata lain dokumentasi berusaha untuk mencatat semua buku yang terbit disemua tempat dari segala abad.

B. Pengertian Dokumen

kata dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document

a.       Menurut kamus umum bahasa Indonesia, dokumen adalah suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan, di pilih untuk di kumpulkan, di susun, di sediakan atau untuk di sebarkan.

b.      menurut kamus besar B.inggris (webster)dokumen adalah melengkapi keabsahan keterangan,seperti surat keterangan,pernyataan,lampiran-lampiran seperti untukmelengkapi sebuah buku atau sesis.

c.       Dokumen adalah surat-surat yang tertulis atau tercetak yang dapat di gunakan sebagai bukti   keterangan seperti akte kelahiran, surat nikah, surat perjanjian dan lain-lain.
jadi dokumen adalah tulisan yang memuat informasi.

d.      Dokumen artinya objek yang merekam informasi dengan tidak memandang media maupun bentuknya. Dokumen merupakan wadah yang menyimpan pengetahuan dan ingatan manusia karena pada dokumen tersimpan segala pengetahuan manusia serta ingatan manusia. Manusia sudah tentu memperoleh pengetahuan tidak saja dari dokumen melainkan dari cara lain seperti bertanya pada rekan, menelpon, mengikuti seminar, radio, melihat tayangan di televise. Namun semua informasi yang diperoleh dari cara lain itu sebenarnya bersumber pada dokumen juga.

1.      Ciri Dokumen

Dokumen dapat di bagi menurut dua ciri ialah ciri fisik dan ciri dan intelektualnya. Ciri dokumen menurut fisiknya menyangkut materi yang di gunakan untuk membuat dokumen, ukuran, berat, tata letak atau atak, sarana pro duksi (menggunakan mesin atau tidak), frekuensi terbit dan sejenisnya. Ciri dokumen menurut intelektualnya dapat dilihat daari tujuan, isi, subjek, jenis kepengarangan, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh dokumen, keaslian, ancangan pembahasan dan sejenisnya.

Sifat fisik sebuah dokumen akan berpengaruh terhadap cara dokumen tersebut di olah atau di proses, berat dokumen, ukuran, mobilitas, kemakaasan (hardness) usia, cara pengawetan kekuasaan, sifat pengadaan (apakah langkah ataukah di prokuksi massal), jumlah akan merupakan faktor  yang diperhitungkan menyangkut pemilihan dan pendayagunaan dokumen. Sifat dokumen akan menghasilkan dokumen tekstual dan nontekstual. Dokumen tekstual adalah dokumen yang disajikan dalam bentuk teks tertulis untuk dibaca. Contoh dokumen tekstual ialah, buku, majalah, disertasi, skripsi, kompedium statistik, kartu, dokuman adsmistratif, dokumen hukum, katalog, publikasi komersial, paten merupakan contoh dokumen tekstual. Dokumen nontekstual adalah dokumen yang disajikan dalam bentuk lain, misalnya dentuk untuk dilihat, didengar ataupun digabungkan antara keduanya. Dalam dokumen nontekstual m ungkin terdapat tulisan namun tulisan tersebut bukan merupakan bagian yang dominan, berbeda halnya dengan dokumen tekstual.

Dokumen nontekstual di bagi menjadi :

a.          Dokumen ikon.

b.         Dokumen suara.

c.          Dokumen pandang dan dengar.

d.         Dokumen bersifat matrial.

e.          Dokumen magnetis.

f.          Dokumen campuran.

2.      Manfaat Dokumen

Salah satu kriteria pemilihan dokumen adalah manfaatnya artinya seberapa jauh manfaat dokumen tersebut bagi pemakai. Bagi sebuah dokumen tekstual dalam bentuk aslinya dapat digunakan langsung oleh pemakai. Bagi dokumen dalam bentuk mikro merupakan perangkat khusus untuk membacanya berupa mickrofilm/micrifice reader. Dokumen tersebut dapat dicetak lagi bila mana tersedia perlengkapan pencetak (printer). Dokumen dalam bentuk audiaovisual dapat dibaca bila menggunakan peralatan khusus guna menghasilkan suara atau gambar atau gabungan kedua-duanya.

Dalam pertimbangan manfaat dokumen, maka faktor yang diperhitungkan ialah frekuensi, metode penerbtan, karakteristik intelektual, tujuan dokumen dan ketajaman analisis. Frekuensi sering pula disebut merupakan ciri penting bagi dokumen tekstual. Ada dokumen yang hanya diterbitkan atau dibuat sekali saja disebut monograf, ada  pula dokumen yang diterbitkan secara berkala, disebut terbitan berseri atau serial.